BÁO CÁO
TỔNG KẾT TÌNH HÌNH DIỄN ĐÀN NĂM 2014
PHƯƠNG HƯỚNG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN DIỄN ĐÀN NĂM 2015
I. BÁO CÁO TỔNG KẾT NĂM 2014 TỔNG KẾT TÌNH HÌNH DIỄN ĐÀN NĂM 2014
PHƯƠNG HƯỚNG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN DIỄN ĐÀN NĂM 2015
1. Tình hình chung
Năm 2014 đã trôi qua, đây cũng chính là lúc chúng ta cần nhìn lại những mặt yếu kém, những mặt đã làm được và chưa làm được, để bước sang năm 2015 chúng ta lấy đó làm bài học kinh nghiệm và cơ sở để xây dựng một diễn đàn kỹ thuật ô tô thực thụ, trưởng thành hơn về chất, phát triển hơn về lượng. Theo đúng như giá trị cốt lõi của diễn đàn là “Kết nối cộng động kỹ thuật ô tô Việt Nam”
2. Vấn đề Ban quản trị
- Ban quản trị trước hết là một thành viên, là một người vẫn đang hàng ngày kiếm cơm như tất cả các bạn trên diễn đàn và không được hưởng bất kể lợi quả nào từ việc điều hành diễn đàn. Và chính vì lẽ đó việc quản trị diễn đàn sẽ không thể thương xuyên và mang tính chu kỳ rõ ràng được.
- Diễn đàn đang rất cần những quản trị viên tâm huyết song yếu tốt sống còn là thời gian và miếng cơm manh áo của mỗi người anh em. Trong năm 2014 với lực lượng 25 người quản trị các chuyên mục và các bạn trên diễn đàn tuy đã cố gắng rất nhiều song vẫn chưa thể lo hết những vấn đề thường ngày trên diễn đàn
- Chúng tôi thừa nhận sự yếu kém của mình về vấn đề quản trị diễn đàn trong năm vừa qua và mong muốn có một sự kế cận hiệu quả hơn trong năm 2015
3. Vấn đề thành viên
- Thành viên là những người tạo ra giá trị của diễn đàn, những ngừoi đã viết nên cái tên OTO-HUI và lẽ dĩ nhiên sẽ là những người chủ của diễn đàn. Trong năm 2014 vừa qua lượng thành viên đăng ký tham gia vào diễn đàn đông hơn những năm khác, song có nhiều đánh giá là chất lượng thành viên của diễn đàn chúng ta đang đi xuống
- Chất lượng thành viên tuy chưa có thang điểm nào để chấm hay bình chọn, song về cách nhìn tổng quan chúng ta có thể thấy có rất nhiều thành viên đăng ký vào diễn đàn không phải vì mục đích chia sẻ, học hỏi mà chỉ tham gia với mục đích là quảng cáo, chấm biếm , phá hoại diễn đàn. Và trong năm vừa qua chúng ta đã xoá đi hơn 46.000 thành viên “kiểu này” và vẫn tiếp tục cơ chế sàng lọc thành viên ,sao cho mọi người tham gia vào diễn đàn đều chung một mục tiêu là xây dựng và phát triển diễn đàn bền vững.
4. Vấn đề tổ chức cá sự kiện
- Năm 2014 được đánh giá về năm “Im ắng” nhất của diễn đàn , có nhiều người người quan ngại rằng với tình trạng này duy trì đến năm 2015 diễn đàn sẽ rơi vào tình trạng “Trầm cảm”
- Nguyên nhân của sự “im ắng” xuất phát từ nhiều khía cạnh, song có một điều mà chúng ta phải thừa nhận rằng chúng ta chưa có một bộ máy tổ chức rõ ràng, chưa có những đội ngũ quản trị cụ thể, chưa có ban lãnh đạo đứng ra nhận trách nhiệm. Chính điều đó đã thể hiện ra sự yếu kém về các hoạt động mang tính cộng đồng, mang tính xã hội
5. Hoạt động cộng đồng
- Trong cộng đồng của chúng ta hiện nay có một sự gắn kết và tương quan duy nhất đó chính là niềm đam mê kỹ thuật ô tô, và đó cũng là “cái chung” để gắn kết chúng ta lại với nhau. Và có một điều trong năm vừa qua chúng ta thực sự thất bại đó chính là chúng ta đã quá lơ là với vai trò gắn kết những người anh em lại với nhau. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân đưa diễn đàn đến với bệnh “trầm cảm”
- Có những người anh em tâm huyết bỏ bao nhiêu công sức ra gầy dựng diễn đàn, cũng chưa hề mong muốn diễn đàn mang lại thành quả gì cho cá nhân. Song, có những điều thể hiện tính nhân văn của một cộng đồng với một cá nhân chúng ta vẫn chưa mang tính kịp thời. Ở chỗ, những việc hiếu, việc hỉ chúng ta chưa quan tâm đúng mực và cũng chưa có cơ chế hỗ trợ kịp thời
- Có những hoàn cảnh thực sự khó khăn cần sự giúp đỡ khẩn cấp nhưng chúng ta chưa có bất kể một động thái nào, hay chưa có bất kể một tổ chức nào để đại diện để thực hiện điều đó.
6. Bài viết
- Bài viêt chính là tài sản lớn nhất của diễn đàn, cũng là cơ sở duy trì tính sống còn của diễn đàn, cũng là giá trị lớn nhất mà diên đàn đã mang đến cho xã hội
- Trong năm 2014 vừa qua, có những ý kiến cho rằng chất lượng bài viết đang càng ngày càng đi xuống theo tôi điều đó là hoàn toàn chính xác, có những thành viên có sự vô tình hoặc cố ý thể hiện “âm mưu” biến diễn đàn thành một bãi rác kỹ thuật bằng những bài viết, bài trả lời không có nội dung, không đầu, không cuối …
- Công việc quản lý và đánh giá bài viết chưa có phòng ban, đơn vị quản lý cụ thể dẫn đến việc, người quét rác thì miệt mài mà người xả rác thì ồ ạt. Đây cũng chính là một trong những nguyên nhân gây nên bệnh trầm cảm của diễn đàn
II. PHƯƠNG HƯỚNG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NĂM 2015
Năm 2015 là năm của thách thức, là năm thể hiện sự tâm huyết của ban quản trị bằng hành động cụ thể để cứu lấy một diễn đàn kỹ thuật ô tô đúng nghĩa. Và một trong các động thái đó tôi xin đưa ra một số định hướng với mong muốn nhận được sự đóng góp, chia sẻ và thông qua buổi gặp mặt hôm nay cùng giám sát những định hướng này, từ đó giúp cho BQT có trách nhiệm hơn trong vài trò quản lý và xây dựng diễn đàn phát triển mạnh mẽ và điều trị dứt điểm căn bệnh “trầm cảm” mà diễn đàn đang mắc phải.
Nhất thiết phải có một ban thường trực trên diễn đàn, hoạt động có trách nhiệm, đúng chức năng và vai trò của một phòng ban và đặc biệt là đơn vị đứng ra chịu trách nhiệm khi diễn đàn có vấn đề.
Sơ đồ hoạt động của bộ phận thường trực diễn đàn năm 2015
Dưới đây chúng ta sẽ cùng phân tích vai trò cụ thể của từng bộ phận:
Thứ nhất : Admin điều hành diễn đàn
- Vai trò của người điều hành diễn đàn là hết sức quan trọng , không đơn thuần là việc trả lời các bài viết mang tính chất kỹ thuật hay đang có tay nghề cao . Mà vai trò của người điều hành ở đây là vai trò chịu trách nhiệm trước một cộng đồng
- Admin điều hành phải là người biết cách tổ chức ra các phòng ban cụ thể .Phân công công việc cho các phòng ban nhằm mục đích chia sẻ công việc để có thể xử lý các vấn đề xuyên suốt trên diễn đàn
- Người điều hành phải là người tiếp nhận thông tin , ý kiến của tất cả thành viên , chuyển sang các bộ phận liên quan để cùng giải quyết các vấn đề theo trình tự và dứt điểm
- Admin điều hành phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống nhận diện thương hiệu của O-H , phải luôn thúc đẩy thương hiệu của diễn đàn phát triển mạnh
- Admin điều hành phải là người dung hoà được các mối quan hệ và là người tạo được ngọn lửa cần thiết giúp cho diễn đàn luôn luôn cháy sáng.
- Admin diễn đàn là người được hưởng lương và làm việc trực tiếp tại văn phòng O-H , là người điều hành các phòng ban khác cùng nhau xây dựng những bài viết , những chương trình hữu ích trên diễn đàn
Thứ hai : Thành lập ban tổ chức sự kiện
- Điểm yếu nhất của chúng ta hiện nay chính là các chương trình sự kiện , mỗi lần có sự kiện diễn ra là áp lực đè nặng lên một số cá nhân “không chuyên” để đứng ra tổ chức , chính điều đó đã gây nên những sai sót không đáng có như : Chưa có kế hoạch chuẩn bị cụ thể, chưa có những chương trình vận động ,..Sau mỗi lần sự kiện có rất nhiều ý kiến trái chiều nhưng do không phải được trả lương để làm việc đó nên không thể quy trách nhiệm
- Đã đến lúc chúng ta cần thiết để lập nên một ban sự kiện chuyên trách vai trò sự kiện tạo nên các hoạt động cả online và offline . Ban sự kiện chuyên lập ra các kế hoạch cụ thể cho từng sự kiện sắp diễn ra, phải có những bài viết vận động , kêu gọi , phải có những thiết kế cụ thể để quảng bá giúp cho các sự kiện thành công hơn.
- Vai trò của ban tổ chức sự kiện trong năm 2015 rất quan trọng như : Tổ chức các cuộc thi online, tổ chức các buổi offline thường niên, tổ chức các chương trình hỗ trợ thành viên , Chương trình sinh nhật O-H …
Thứ ba : Thành lập ban vận động tài trợ
- Vì sao hoạt động của chúng ta kém lửa? kém hoành tráng? đơn thuần chúng ta không có bất kỳ một nguồn tài chính nào để duy trì sự hoạt động của diễn đàn. Mỗi lần có sự kiện diễn ra chúng ta toàn kêu gọi nội trong khi đó ngoại lực là yếu tố cần được khai thác trước nhất.
- Cần thiết phải có những chương trình thiết thực, cần thiết phải có những cá nhân chuyên kêu gọi tài trợ từ những mạnh thường quân, từ những nhà thương mại mong muốn quảng bá sản phẩm của mình …Khi có nguồn lực tài chính chắc chắn những sự kiện trên diễn đàn sẽ có những niềm vui lớn, sẽ có những bữa tiệc lớn mà không phải mua lại cho mình sự lo lắng mỗi khi sự kiện đến dần .
Thứ tư: Ban kiểm duyệt nội dung
- Để tránh O-H thành một bãi rác online phương án duy nhất mà chúng ta có thể triển khai đó là lập ra một ban kiểm duyệt bài viết. Việc kiểm duyệt chất lượng bài viết của thành viên thực sự là thách thức lớn bởi diễn đàn là tập thể cộng đồng, việc khác nhau về trình độ, bản chất , tư duy là lẽ đương nhiên. Nên việc thực thi kiểm duyệt chỉ nằm ở mức độ tương đối.
- Vai trò của ban này có trách nhiệm nhắc nhở những thành viên viết bài spam, kiểm tra chất lượng loạt bài viết mới của thành viên, kiểm duyệt chất lượng của tài liệu do thành viên chia sẻ …để từ đó có cơ chế khen thưởng hoặc kỷ luật hợp lý dành cho những thành viên đan tham gia diễn đàn
Thứ năm : Ban hỗ trợ thành viên O-H
- Lâu nay việc hỗ trợ thành viên chỉ thông những thắc mắc trên chatbox hay email nhiều khi thắc mắc cần giải đáp ngay nhưng mất rất nhiều thời gian thành viên mới nhận được sự hỗ trợ từ BQT
- Vì vậy giải pháp lập ra một ban chuyên hỗ trợ thành viên hàng ngày là cần thiết. Vai trò của ban này là hỗ trợ trả lời những thắc mắc của thành viên xoay quanh cách sử dụng diễn đàn như hỗ trợ cách tải tài liệu, cách xử lý bài viết …
- Sẽ có bộ phận thường trực hotline của diễn đàn, có thể giải đáp thắc mắc kịp thời khi gặp tình huống khẩn cấp hoặc cần sự hỗ trợ nhanh
Thứ sáu : Ban tài chính O-H
- Kế toán là bộ phận quan trọng nhất của sự sinh tồn mỗi doanh nghiệp.Tuy O-H không phải là một doanh nghiệp song chúng ta cần có một bộ phận quản lý tiền, quản lý thu chi, và minh bạch công khai các khoản đóng góp từ nguồn thành viên, nguồn tài trợ, nguồn sự kiện …
- Vai trò kế toán ngoài các vấn đề thu chi còn dữ vai trò xử lý kịp thời khi các thành viên O-H có việc hiếu, hỉ, đau ốm khẩn cấp …
III. LIÊN HỆ - GÓP Ý
Chúng tôi thực sự mong muốn được nghe những ý kiến đóng góp của toàn thể những người anh em. Dưới đây là một số thông tin để các bạn gửi gắm những ý kiến về cho chúng tôi .
1. Hình thức gửi mail :
Email mong nhận ý kiến đóng góp : info@oto-hui.com
2. Điện thoại :
Điện thoại mong nhận được ý kiến đóng góp : 0979.551.551
3. Hòm thư tay
Các bạn có thể gửi thư về địa chỉ :
Phòng truyền thông & Công nghệ thông tin Công ty kỹ thuật ô tô Việt Nam Địa chỉ : 61/40 Đường 59 Phường 14 Quận Gò Vấp TP.HCM
4. Hình thức khác
Facebook : https://facebook.com/otohui
Twiter : https://twiter.com/otohui
BAN QUẢN TRỊ DIỄN ĐÀN
